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Last updated on 18.06.2019

System processes for MySQL databases

How can I move my existing database to a new computer?

Article ID: #RPOHD19504

If you want to move to a different computer (PC) with the PaperOffice database, all you have to do is copy the database and connect to it on the new PC.
For the time being, you must perform a backup of your current database on the old PC:


Copy your entire database folder to the new computer. After you have installed PaperOffice on the new computer and logged in with your account data, this mask appears:



Select "Restore PaperOffice Backup", enter the path to your database and follow the next steps.


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Beginner

Managing databases

Are databases created by PaperOffice always encrypted?

Article ID: #RPOHD14628


The entire database is generally highly encrypted. This can not be turned off for security reasons.


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Beginner

How do I create a new MySQL database?

Article ID: #RPOHD2024

The installation of the PaperOffice 2019 database is very easy. Once PaperOffice Setup has been run and an account has been created, it must be assigned to a database, whether existing or new. This mask appears:

Select "Restore PaperOffice Backup" if you have already installed the PaperOffice 2019 database, have backed up, and now want to read it.

In case, if you want to use the database on an external MySQL 5.6 or MariaDB10 server or if you want to use a drive other than "C", click on "Set up PaperOffice Database Now (Custom)" and follow the steps already in the youtube video https: //youtu.be/TheNTqKhSTg were described.

For all those who would like to start immediately and install the database on drive "C", we recommend the express device.





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Beginner

System operations for Maria DB

MariaDB 10 auf Synology einrichten

Article ID: #RPOHD22724

Starten Sie zuerst den Disk Station Manager von Synology und öffnen danach das Paket Zentrum.

Wählen Sie nun MariaDB 10 aus und klicken auf die Bezeichnung „Maria DB10“.

Wählen Sie nun „Installieren“ aus. Der Ladenbalken zeigt Ihnen den Fortschritt der Installation an. Nachdem der Installationsprozess durchgeführt wurde, werden Sie im neuen Fenster aufgefordert das root Passwort für die Maria DB festzulegen.

Wir empfehlen ein identisches Passwort wie das von Ihren Synology Zugangsdaten zu definieren, um dieses leichter zu merken.

Klicken Sie danach auf „Weiter“. Nun werden Sie vom Assistenten aufgefordert die Einstellungen zu bestätigen, akzeptieren Sie diese, indem Sie auf „Übernehmen“ klicken.

Maria DB wird nun installiert.

Gehen Sie nun erneut in Ihr Paket-Zentrum und klicken auf die Bezeichnung des Dienstprogramms "phpMy Admin". Installieren Sie das Programm. Der Installationsprozess dauert nicht lange und ist dann abgeschlossen, wenn Sie mit dem grün hinterlegten Statuseintrag "Läuft" darüber informiert werden.

Klicken Sie danach auf „Öffnen“.

Geben Sie im phpmyAdmin Anmeldefenster den Benutzernamen „root“und das soeben hinterlegte Passwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Nun benötigen wir ein Datenbank Benutzerkonto, welches von PaperOffice benutzt wird. Klicken Sie auf „Benutzerkonten“ und danach „Benutzerkonto hinzufügen“.

Geben Sie im Bereich „Benutzername“ einen beliebigen Benutzernamen ein, wir empfehlen hierfür den Namen „Paperoffice“ und klicken danach auf den Knopf „Generieren“, um das Passwort für das Benutzerkonto zu generieren.

Notieren Sie sich auf jeden Fall das generierte Passwort.

Wählen Sie im Bereich Globale Rechte „Alle auswählen“ aus und bestätigen die Eingabe, indem Sie auf OK klicken.

Die Meldung oben teilt uns mit, dass der Benutzer hinzugefügt wurde.

Als nächsten Schritt müssen Sie die MariaDB 10 Konfiguration Ihres Synology NAS modifizieren. Dies muss mittels SSH erfolgen. Hierzu benötigen Sie einen SSH Klienten, wie z.B. PuTTy.

Diesen können Sie kostenlos unter www.putty.org downloaden.

Starten Sie nun PuTTy.

Sie können die Schriftgrösse der Konsole vergrössern, indem Sie zuerst auf „Appearance“ im Bereich Window und danach auf den Knopf „Change“ klicken.

Wählen Sie z.B. eine Größe von 16 Punkten aus.

Klicken Sie anschliessend auf „Session“ und geben in das Feld Host Name die IP Adresse Ihres Synology NAS ein.

Bitte vergewissern Sie sich, dass der Verbindungstyp „SSH“ausgewählt ist.


Klicken Sie danach auf „Open“, um eine SSH Verbindung zu Ihrem Synology herzustellen.

Die Konsole öffnet sich.

Geben Sie nach „Login as“ die Bezeichnung „admin“ ein und drücken ENTER.

Geben Sie nun das root Passwort Ihres Synology ein und drücken erneut die ENTER Taste. Bei der Eingabe wird Ihr Passwort nicht angezeigt.

Geben Sie anschliessend den Befehl „sudo Leerzeichen minus i" ein, wie in folgender Abbildung sichtbar,

und bestätigen diesen mit der ENTER Taste, um root Rechte zu erhalten.

Geben Sie das root Passwort erneut ein.

Sie sind jetzt als root angemeldet.

Geben Sie nun diesen Pfad ein

und drücken erneut die ENTER Taste, um das Verzeichnis zu wechseln.

Wechseln Sie in das MariaDB 10 Konfigurationsverzeichnis,indem Sie den Befehl zum Pfadwechsel eingeben.

Geben Sie nun „vi my.cnf“ ein

und bestätigen mit der ENTER Taste.

Geben Sie nun die Werte ein, welche in der Abbildung dargestellt werden, angefangen mit [mysqld]...

Überprüfen Sie nach der Eingabe, ob die von Ihnen eingegebenen Werte mit ALLEN Werten aus der Abbildung übereinstimmen.

Nachdem Sie das eingegeben haben, drücken Sie die "ESC Taste" und danach "Doppelpunkt X"

und schliessen Putty.

Öffnen Sie nun erneut das Paket-Zentrum und wählen das vor kurzem installierte MariaDB 10 Dienstprogramm erneut aus.

Klicken Sie nun auf den kleinen Pfeil neben „Öffnen“ und stoppen den Dienst, indem Sie auf „Stoppen“ klicken.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“.

Der Dienst wird angehalten. Nachdem der Dienst angehalten wurde, klicken Sie auf „Ausführen“, um den Dienst erneut zu starten.

Der Dienst läuft nun erneut.

Damit ist die MariaDB Einrichtung auf Synology abgeschlossen.


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Beginner

Installation of MariaDB10 on own server

Article ID: #RPOHD22908

PaperOffice supports the use of a MariaDB 10.0.38 database server, which can optionally be installed under Windows, Linux or MacOS. The exact version of MariaDB 10.0.38 is required and supported. The database server can not be operated on localhost (127.0.0.1), since a separate MariaDB10 server is used internally for local operation. The current instructions refer to an installation under Microsoft Windows. To install the MariaDB10 database server, proceed as follows: Call the direct download link for MariaDB 10.0.38. https://downloads.mariadb.org/mariadb/10.0.38/

Now start the setup program and click on "Next".

Accept the license agreement and click on "Next".

In the next step, click on "Next".


Set any root password, repeat the entry in the next area and write down this password.

Put the check mark next to „Enable access from remote machines for root user”, to allow the connection and at "Use UTF8 as default...", then click on "Next".

At "Service Name" enter "MariaDB10".

At "Enable networking" enter port 3307.

Please make sure that the checkmarks are set for all 3 options.

Click on "Next".

Click on "Install" to start the installation.

The installation takes a moment. After this has been completed, finish it by clicking "Finish".

After MariaDB 10.0.38 has been installed, the configuration file has to be checked. Call the Windows services by clicking on "Run" and entering the corresponding field "services.msc".

Select the service "MariaDB10", right-click on the entry and select Properties.

Copy the location of the my.ini file and enter it in your Explorer to call it up, open the file and enter the following values:


max_allowed_packet = 1024M

and

sql_mode=NO_AUTO_CREATE_USER

Close the file and save the changes.

Click the MariaDB 10 service again with the right mouse button and start this New to apply the changes. The service is now running again.

This concludes the MariaDB 10.0.38 setup.


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Difficulty level
Beginner

Limitation of the number of pages

When I try to add a PDF file with more than 100 pages, I get a warning message

Article ID: #RPOHD23552

PaperOffice is optimized as a document management system for an unlimited number of documents up to 100 pages and is not suitable as an archive solution for, for example, ebooks.

To add documents with more than 100 pages you can split the file or for example, do the following:

  • Print the document on the virtual PaperOffice PDF printer
  • Select pages 1-100
  • Add the first part of the document.
  • Repeat the steps with pages 101-200, 201-299, etc.


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Supported platforms, technical requirements and hardware compatibility
Support Recommendations and releases
Operating systems
Released under: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Recommended: Windows® 10 x64 (64bit). The use of different components is possible, but may lead to technical limitations. PaperOffice required for proper operation of local administrator rights. Verify Operating System independent through a test installation if all functions meet your requirements, because due to lack of update / system support can be no official release.
Display
Required: 1280 x 768, Recommended: 1920 x 1080 or more. Mobile devices - Required: 960 x 640, Recommended: 1280 x 720 or more.
Hardware
Required: 4GB memory, processor performance Intel i5 (or equivalent), internet connection (downstream at least 10Mbit, upstream at 1Mbit). Recommended: as before, but 8GB RAM, Intel i7 (or equivalent), installation and database on SSD, internet connection (downstream at least 16 Mbit, upstream synchronous or at least 5 Mbit)
Network (optional)
Required: Standard TCP / IP network 100Mbit. Recommended: Standard TCP / IP network 1Gbit. For RSPS (Secure Personal Server) or server remote networking Server connection with min. 50Mbit synchronous, client connection with min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Database
Required: at least 1GB MB of free space. Recommended: at least 10GB MB free disk space.
Printer / Scanner (optional)
For applications purposes with little paper volume: commercial flatbed or sheet-fed scanner using WIA or TWAIN interface, inkjet or laser printer. For applications with medium volume of paper: Powerful feed scanner with ADF (automatic document feeder) with WIA or TWAIN interface, laser printers. For applications with a high volume of paper: Big combo devices such as Konica Minolta BizHub series with WIA or TWAIN interface or Scan2file function.
Licensing
For single-user use you need PaperOffice One, but if you use more than one user at a time, you need PaperOffice One. Every device on which PaperOffice is installed requires a valid license. PaperOffice can be reinstalled as often as you like. A PaperOffice account can only ever be logged on to the database once. You can disconnect and reconnect a database as often as you like. To work with multiple databases, each database requires a separate PaperOffice account or 96-hour cooldown.
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