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Last updated on 18.06.2019

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Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Article ID: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument via Drag&Drop in das entsprechende Feld (Dokumentliste) reinziehen.

Sie können ebenfalls einen ganzen Ordner aus Ihrem Dateisystem, wie oben beschrieben, reinziehen.



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How many documents can I bind to a document folder?

Article ID: #RPOHD3772

There is NO limit to how many documents you can link to a document book


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How do I separate documents from a document folder?

Article ID: #RPOHD4048

If one or the other document is no longer need in the document folder or you no longer need the document folder at all, you can split the document folder by clicking on "Separate" and connect the correct documents to a new document folder.


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How do I combine multiple documents to a document folder?

Article ID: #RPOHD4140

In addition to folders, documents can also be linked to a document folder. This is e.g. helpful when many documents are in a folder but belong to different business processes.
Put a check mark next to the documents you want to link to a document folder (it is important to note that only documents that are currently in same folde, can be linked to a document folder), a green button "Connect to a document folder" will appear. Only after you have selected all documents, click on it. Your documents have been linked to a document folder.


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How do I manually update the text recognition (OCR) of documents?

Article ID: #RPOHD4232

To update the text recognition manually or, if not present, to re-create it, select the appropriate document and right-click on the document entry, the context menu will open.

1. Select "Recreate text recognition" - the text recognition will be recreated immediately


Please note that for versioned documents, text recognition is recreated for all versions.


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Add from scanner

My scanner does not support TWAIN. How can I still scan or add the documents in PaperOffice?

Article ID: #RPOHD14260

If documents and files have already been scanned or are available in digital format, they can simply be "pulled in" at any time into the corresponding folder.
Otherwise, click the "+" sign in the above menu bar and select "Paper Document". Then select the second entry "Import scan documents from a directory Scan2Folder".
Then set up the desired directory or copy the automatically created C: ... \ scan2folder
Optionally select what should happen after the scan, such as optimizing or cropping.
Click on "Start scanning". Set your scanner to automatically put all scanned documents in this directory.
PaperOffice will now monitor the target directory you have created, wait for scanned PDF documents to be present and then process them.


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Which program should I choose for optimal scanning?

Article ID: #RPOHD16192

For an optimal scanning process, PaperOffice offers three optimized automatic programs, in addition to the original manufacturer software.
To open the corresponding window, click on the "+" symbol in the upper menu bar and select "Paper Document". First select a scanner. Please note that installed scanners that support a TWAIN are displayed automatically.
Then select the appropriate entry in the Program area:
1. Original: Scans through the manufacturer's software and passes the completed scan to ScanConnect. All quality settings are offered by your scanner manufacturer when selecting this program. Select this option if 3 more do not meet your requirements
2. Text documents (PaperOffice automatic program): Scans your documents in black-and-white and 600dpi, optimizes the scan for text, QR code and barcode recognition. Ideal for scanning text documents
3. Documents (PaperOffice automatic program): Scans your documents in grayscale and 300dpi, scan optimization is done for graphics and images. Ideal for scanning documents
4. Colored documents (PaperOffice automatic program): Scans your documents in color and 300dpi, scan optimization is done for graphics and images. Ideal for scanning colored documents


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How does scanning with ScanConnect work?

Article ID: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Emails speichern

Wie speichere ich Outlook Emails?

Article ID: #RPOHD16008

Dazu können Sie die gewünschte Email einfach per drag & drop in die gewünschte Dokumentmappe ziehen. Die Email wird dann samt Anlage in PaperOffice gespeichert.

Für die Corporate-Edition kann auf Anfrage ein direktes Outlook-Addin bereitgestellt werden.

Sie können auch Emails über die Verzeichnisüberwachung automatisch archivieren indem Sie entsprechende Emails über den Outlook-Regelmanager in einem von PaperOffice überwachten Ordner speichern lassen.


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Wie speichere ich Emails aus meinem Webmailer wie Gmail oder web.de?

Article ID: #RPOHD16100

Dazu rufen Sie die Email in Ihrem Browser aus und drucken dann die Email auf den virtuellen Drucker "PaperOffice". Ihre Emai lwird dann in ein PDF/A konvertiert und in PaperOffice abgespeichert.


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Wie kann ich Emails automatisch archivieren?

Article ID: #RPOHD18216

Nutzen Sie dazu die automatische Verzeichnisüberwachung:

  1. Richten Sie eine Verzeichnisüberwachung ein und legen Sie z.B. die Regel fest "Kategorie zuweisen > Archivierte Emails"
  2. Konfigurieren Sie jetzt Ihre Emailprogramm so, das Emails beim Eingang als Kopie in dem überwachten Verzeichnis gespeichert werden
  3. Für die vollautomatische Ablage können Sie auch die Email um XML-Befehle erweiteren


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Verlinkte Objekte einfügen

Wie kann ich auf eine externe Webseite verlinken?

Article ID: #RPOHD17848

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Internetseite
  2. Gegen Sie die Internetadresse ein
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich mit FileOCRmax verarbeitet
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Webseite.


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Wie kann ich eine Dokumentmappe mit einer anderen Dokumentmappe verlinken?

Article ID: #RPOHD17940

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Dokumentmappe
  2. Wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Ziel-Dokumentmappe


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Wie kann ich auf eine Datei verlinken welche nicht in PaperOffice gespeichert ist?

Article ID: #RPOHD18032

Verlinkte Dateien werden mit einer Vorschau direkt in der Dokumentmappe angezeigt, befinden sich jedoch nicht in der PaperOffice Datenbank. Nutzen Sie diese Funktion z.B. für grosse Dateien

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Datei
  2. Wählen Sie den Pfad zu der Ziel-Datei
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich eine Vorschau erstellt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die externe Datei.


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Wie kann ich auf einen externen Ordner verlinken?

Article ID: #RPOHD18124

Mit verlinken Ordner können Sie per Mausklick direkt den Ziel-Ordenr in Ihrem Windows-Dateisystem öffnen. Nutzen Sie diese Option um z.B. Projektordner mit einzubinden

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Ord´ner
  2. Wählen Sie den Pfad zum Ziel-Ordner
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet den externen Ordner


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Vom Dateisystem, NAS oder Server hinzufügen

Wie kann ich per drag&drop Dateien in eine Dokumentmappe einfügen?

Article ID: #RPOHD18768

  1. Öffnen Sie die Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung"
  2. Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach per drag&drop in die obere Objekt-Anzeige


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Wie kann ich direkt aus dem Dateisystem eine neue Dokumentmappe mit mehreren Dateien erstellen?

Article ID: #RPOHD18860

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Datei
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü
  3. Wählen Sie "in PaperOffice aufnehmen"
  4. Der Exchange Dialog von PaperOffice wird geöffnet
  5. Geben Sie ggfs, weitere Informationen oder Kategorie- Ordner an und speichern Sie


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Supported platforms, technical requirements and hardware compatibility
Support Recommendations and releases
Operating systems
Released under: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Recommended: Windows® 10 x64 (64bit). The use of different components is possible, but may lead to technical limitations. PaperOffice required for proper operation of local administrator rights. Verify Operating System independent through a test installation if all functions meet your requirements, because due to lack of update / system support can be no official release.
Display
Required: 1280 x 768, Recommended: 1920 x 1080 or more. Mobile devices - Required: 960 x 640, Recommended: 1280 x 720 or more.
Hardware
Required: 4GB memory, processor performance Intel i5 (or equivalent), internet connection (downstream at least 10Mbit, upstream at 1Mbit). Recommended: as before, but 8GB RAM, Intel i7 (or equivalent), installation and database on SSD, internet connection (downstream at least 16 Mbit, upstream synchronous or at least 5 Mbit)
Network (optional)
Required: Standard TCP / IP network 100Mbit. Recommended: Standard TCP / IP network 1Gbit. For RSPS (Secure Personal Server) or server remote networking Server connection with min. 50Mbit synchronous, client connection with min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Database
Required: at least 1GB MB of free space. Recommended: at least 10GB MB free disk space.
Printer / Scanner (optional)
For applications purposes with little paper volume: commercial flatbed or sheet-fed scanner using WIA or TWAIN interface, inkjet or laser printer. For applications with medium volume of paper: Powerful feed scanner with ADF (automatic document feeder) with WIA or TWAIN interface, laser printers. For applications with a high volume of paper: Big combo devices such as Konica Minolta BizHub series with WIA or TWAIN interface or Scan2file function.
Licensing
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